“İnisiyatif kullanmaya yatkın olmak” birçok görev pozisyonu için adaylarda aranılan bir özelliktir. Ancak bazı mesleklerde diğerlerine kıyasla daha çok önem arz eder. Sekreterlik mesleği de bu meslek alanlarından biridir.
İnisiyatif kullanmak sekreterlik mesleğinde fark yaratıcı bir faktördür. İnisiyatif alan sekreter, olaylar üzerindeki kontrolünü ve ofisteki etkinliğini arttırarak dikkat çeker. Ancak inisiyatif nedir, sınırları nelerdir iyi bilinmesi şarttır. Çünkü “inisiyatif kullanma” sekreterin kariyerine yardımcı olacak iyi yönetilmesi gereken bir araçtır. Yanlış ve kötü kullanımda başarı yerine başarısızlığa sürekler.
Yönetici asistanı ve sekreterler yönetim biriminin bir elemanı olduğu için onlardan işleri, durumları yönetmeleri, organize etmeleri, işleri yoluna koymaları beklenir. Aksaklıkları görüp tedbir almaları, problem çıktığında çözmeleri beklenir. Bu da sık sık kararlar vermeyi gerektirir. İsabetli kararlar ancak bilgi ve tecrübeye dayanılırak verilir. Sonrası bu kararları cesaretle uygulamaya kalır.
Daha önceki yazımızda belirtiğimiz gibi sadece bu iş alanında değil, birçok iş alanında yönetici ve alt kadroları arasında inisiyatifin ölçüsü ve nasıl kullanılacağı konusunda anlaşmazlıklar mevcuttur. Bu yöndeki beklentiler karşılıklı olarak ortaya konulup, tatmin olunmadıkça verimli ve ahenkli bir çalışma ortamı yaratılamaz.
Yönetici ve sekreteri arasında uyum ortamı sağlanması zaruridir. Bu uyum ortamı birbirini tanıyarak, beklentilerini bilerek sağlanır. Sekreterin inisiyatifini kullanması, işleri ve yöneticisini ne kadar tanıdığı ile yakından ilgilidir. Aşağıdaki örnekte demek istediğimiz daha açık görülecektir.
Örnek Olay- Bir sekreter yöneticisi için ailesi ile birlikte olacağı bir akşam yemeği organize etmekle görevlidir. Bu yemek, plan dışı oluşan ve sekreterin son dakikada öğrendiği bir organizasyondur. Yönetici, sekreterine nerede ve hangi saat için rezervasyon yapması gerektiğini belirtip önemli bir toplantıya katılmak üzere ofisten ayrılır.
Sekreter yöneticisinin belirtiği yeri arar fakat tüm masaların çoktan dolmuş olduğunu öğrenir. Bu durumda yemek için başka bir yer bulması gereklidir, ancak yöneticisine yemek saatine kadar ulaşması mümkün değildir. Yöneticisinin telefonuna mesaj atabilir veya email gönderebilir. Fakat yöneticinin bu mesajları hemen görme şansı olmayabilir. Sekterin de rezervasyon yaptırmak için bekleyecek vakti yoktur. Görünen o ki; sekreterin başka bir restorantta rezervasyon yaptırması ve durumdan yöneticisini haberdar etmesi şarttır. Sekreter inisiyatif kullanması ve kullanmaması durumunda neler olabileceğini öngörebilmelidir. İnisiyatif kullanamaya karar verdiğinde ise doğru bir sonuca ulaşabilmelidir. Bu örneğimizde sekreter yöneticisinin sevdiği başka mekanları alternatif olarak düşünüp bunlardan birinde karar kılabilir. İşte böyle bir kararı verebilmek için yöneticisini iyi tanımalı, sevdiği, tercih ettiği ortamları ve yiyecekleri bilmelidir.
Sekreter, inisiyatifini gerçekten gereken durumlarda (zaman veya kaynak kısıtı olduğunda, bir sorunu çözmek için, sonuç elde etmek için, başka alternatif kalmadığından emin olduğunda v.s.) ve doğru yönde (memnun edecek, doğru seçimler yaparak) kullanmalı ve eğer sorgulanırsa neden öyle davrandığını açıklayabilmelidir.
İnisiyatif Kullanmak İyi Fikir Değil;
Yukarıdaki örneği biraz farklılaştırarak inisiyatif kullanmanın iyi bir fikir olmayacağı bir durum sahneleyelim.
Aynı sekreterin aynı durumla karşılaştığını varsayalım. Tek fark şu ki; bu kez sözkonusu yönetici kendi yöneticisi değil, o gün izinli olan bir diğer sekreterin yöneticisi. Bu durumda o kişinin tercihlerini bilmesi mümkün olmayabilir, alternatif üretemeyebilir. Kendi yaptığı seçim memnuniyetsizliğe sebep olabilir hatta bu inisiyatifi kullandığı için suçlanabilir. Böyle bir koşulda daha dikkatli olunmalı ve inisiyatif kullanmadan önce iyi düşünülmeli, en doğru çözüme yaklaşmaya çalışılmalıdır. Yapılacak en akıllı hareket; yöneticinin kendi sekreterine ulaşmaya çalışarak alternatif mekanlar için öneri almak olacaktır. Bu ve benzer yollardan da bir sonuç alınamaz ise tabiki işi sonuçsuz bırakmamak için en uygun başka bir yerden rezervasyon yaptırılmalıdır.
Tüm bu tedbirli davranışların amacı; inisiyatif kullanırken mümkün olduğunca uygun ve doğru yoldan ilerlemek ve eğer inisiyatif kullanmamız sorgulanır ise kendimizi savunabilecek pozisyonu almaya çalışmaktır.
BİLGİ TEMELLİ YÖNETİCİ SEKRETERLİĞİ 