SEKRETERLİKTE NOT ALMA / NOT TUTMA

İletişim, bir sekreter için sihirli sözcük gibidir. Sekreter, iletişim esnasında doğru bilgi aldığından ve doğru bilgi ilettiğinden emin olmalıdır ve edindiği bilgileri gerekli kişilere aktarmak ya da görevlerini yerine getirirken kullanmak üzere saklamalıdır. Bu nedenle sekreter;

– Telefonda not alır,
– Toplantıda not alır,
– Günlük/haftalık yapılacak işleri not alır,
– Önemli gün ve tarihleri not alır,
– Verilen görev ve talimatları not alır.

Bu listeyi devam ettirmek mümkün. Sekreter, ofiste iş ve işlemleri gerektiği gibi yapabilmek; ofiste düzeni kurmak ve yüretmek; yöneticinin kurum içi ve kurum dışı çevresiyle iletişimini sağlamak adına hergün sınırsız bilgi alış-verişi yapar. Bu bilgilerin doğruluğu son derece önemlidir. O yüzden bilgileri tutmakta sadece hafızasına güvenmemelidir. İş yoğunluğu ve bilgi fazlalığı nedeniyle, bunları birbirine karıştırmak ya da unutmak mümkündür. Bir sekreter, düzenli not tutma alışkanlığı edinerek kendisini başarısız kılacak hatalardan kaçınabilir.

Neleri Not Tutmalıyız?

Not almak/Not tutmak bir bilgiyi yazılı hale getirmek olduğuna göre yazılı saklanması zorunlu her tür bilgi bu konu altında yer alabilir. Örneğin;

İletişim bilgileri: İletişim bilgileri elektronik ve/veya klasik telefon-adres defterinde tutulmalı.
Önemli gün ve tarihler: Önemli tarihler elektronik ve/veya klasik takvim üzerinde tutulmalı. (toplantı günleri, ödeme tarihleri, kontrat yenileme tarihleri, özel günler, toplantı tarihleri vb.)
Gelen-Giden evrak bilgileri: Ofise gelen giden, her türlü evrak, paket vb. hatta başkası adına elden teslim alınan benzeri değerli eşya ve belgeler.
Toplantı tutanakları: Resmi, periyodik toplantılarda ve yönetici ile yapılan günlük kısa toplantılarda sekreter toplantı içeriğini (ajanda) ve kararları mutlaka not almalıdır.
İş plan ve programları: Günlük, haftalık, aylık, yıllık yapılacak işler listesi.
İş prosedürleri : İşlerin nasıl ve hangi sırada yapıldığını gösteren şema ya da yazılı belgeler.
Kullanma talimatları: Her türlü araç gereç ya da yazılımın kullanma talimatları.

Demek ki not aldığımız ilk bilgi türü, düzenli sakladığımız bilgilerdir. Yani yukarıdaki alanlara ilişkin elde edilen her yeni bilgi, ilgili alana ilave edilmelidir. Örneğin, yeni bir kişinin ileşitim bilgileri öğrenildi, bu bilgi o anda bir not defterine yazılsa bile sonrasında mutlaka rehbere ilave edilmelidir. Bir başka örnek, düzenli ödeme gerektiren satın alma ya da kiralamalarda ödeme tarihi/kontrat yenileme tarihi vb. gibi bilgiler mutlaka açıklamalarıyla hem takvime ve hem de iş planlarına dahil edilmelidir.

Not almayı gerektiren ikinci bilgi türü, sadece iletmekle yükümlü olduğumuz bilgilerdir. Bu tür bilgiler daha sonrasında bize gerekli olmayacaksa onları uzun vadede kalıcı kılmanın gereği yoktur. Telefonda başkası adına aldığımız mesajlar gibi. Bir başka örnek; birkaç günlüğüne otelde kalan birine çicek gönderirken kullandığımız adres geçici bilgidir, o bölgede bulduğunuz çicekçinin telefonu geçici bilgidir. Ayrıca bu tür bilgiler internette her daim bulunabilir. Ancak çiçek gönderdiğiniz kişinin kaldığı oteli ileride hatırlamak isteyebilirsiniz.

Not tutmada nelere dikkat etmeliyiz?

– Bir sekreter daima yanında not alabileceği bir gereçle dolaşmalıdır. Bu, basit bir kalem defter de olabilir, akıllı telefon vb. gibi mobil bir araç da olabilir.
– Notlar gelişigüzel kağıtlara ya da post-it’ler üzerine değil bir deftere alınmalıdır.
– Elektronik araçlar kullanılıyor ise, kullanılan cihaz iyi tanınmalı, güvenlik ayarları, kayıt tutma ve yedekleme özelliği kullanılmalıdır. Çünkü e-bilgilerin kaybolması çok daha kolaydır.
– Tutulan notların gizliliğine ve korunmasına önem verilmelidir. Not defteri mesai sonunda ortada bırakılmamalı, elektronik cihazlarda şifre kullanılmalıdır.
– Not defteri kendi içinde bir düzene sahip olmalıdır. Her gün için ayrı bir sayfa kullanılmalıdır. Böylece ileride notlar arasında aranan bilgileri bulmak kolaylaşır.
– Birkaç yöneticiye aynı anda hizmet verilmesi durumunda her yönetici ile ilgili notlar ayrı sayfalara alınmalıdır.
– Her günün sonunda notlar gözden geçirilerek hangisinin kalıcı olması gerektiğine karar verilmeli ve ilgili yere aktarılmalıdır.
– Not alırken hız kazanmaya çalışılmalıdır. Eğer stenografi bilgisi varsa kullanmakta fayda olacaktır. En azından anlamlı kısaltmalar kullanılmalıdır. Kötü bir el yazısı veya anlam karışıklığına neden olacak kısaltmalar kullanılmamalıdır.

Not defteri sekreterin güvenle başvuracağı asistanıdır

Bana göre, not almak/not tutmak alışkanlığı sadece hata yapmaktan uzaklaştırmaz; sekretere ayrıca başarı katar. Not tutma alışkanlığı ne denli yerleşmiş ise sekreterin güvenirliği o denli artar.

Yukarıda verdiğimiz örneği hatırlarsak; geçici bir süre otelde kalan birisine çicek gönderirken elde ettiğimiz bir kısım bilgi anlık bilgidir. Ancak otelin hangisi olduğu ileride işimize yarar bir bilgi olabilir. Özellikle, bu kişi devamlı iş ilişkisinde olunan birisi ise onun tercihlerini bilmek adına veya ileride tekrar kendisine ulaşma gereği duyduğunuzda bu bilgi işinize yarayabilir. En azından yöneticiniz; “geçen yıl Ahmet Bey’in tatilde kaldığı otel hangisiydi? O çok memnun kalmıştı, belki ben de orada kalabilirim.” dediğinde eski notlarınıza bir gözatarak kendisine yanıt verebilirsiniz. İşte bu gibi detaylarda sekreterin başarısı ortaya çıkar.

Bazen hiç ummadığınız bilgileri not almış olmak sizi zor bir durumdan kurtarabilir. Örneğin, başkası adına bir mağazadan gelen paket size ne zaman geldi, siz ne zaman iligili kişiye teslim ettiniz? Bunu bilmek sizi olası problemlerden kurtaracaktır. Başkası adına telefonda aldığınız bilgiyi post-it üzerine not alıp, ilgili kişiye ilettikten sonra çöpe atabilirsiniz. Ancak eğer not defterine not alırsanız, ileride notu aldığınız ve notu ilettiğiniz kişi arasında içeriğe dair bir anlaşmazlık doğarsa ve bundan ötürü siz de sorumlu tutulursanız yazılı notunuz sizi koruyabilir.

Ofiste bozulan bir cihazın ne zaman bozulduğunu hızlıca bir kenara not etmek işinize yarayacaktır. Cihazı tamire gelen servis yetkilisi; “kaç gündür bu cizah çalışmıyor?” diye sorduğunda cevap verebilirsiniz.

Hatta ofise aldığınız ürünlerin ortalama kullanım süresini not tutma yönteminden faydalanarak hesaplayabilirsiniz. Yazıcıya yeni mürekkep (kartuş) taktığınızda ve yenisi gerektiğinde not alırsanız, ortalama ömrünü hesaplayabilirsiniz. Ofiste bir kutu çay ya da kahvenin ne kadar sürede tüketildiğini fark edebilirsiniz. Böylece daha isabetli satınalma kararı verip tasarruflu ve bilinçli bir şekilde ofisi yönetebilirsiniz. Bu ve benzeri detaylar önemsiz değildir, bilakis sizi iyi bir ofis yöneticisi, başarılı bir yönetici sekreteri veya asistanı yapacaktır.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s