TELEFON İLETİŞİMİNİN ÖNEMİ

Bir sekreterin önemli görev ve sorumluluklarından birisi de telefon iletişimi sağlamaktır. Sekreter, yöneticisi için şirket içi ve şirket dışı aramalar yapar; gelen çağrıları yanıtlar; gelen çağrıları yönlendirir veya aktarır. Tüm bunları yaparken iç ve dış çevreye karşı şirketini, yöneticisini veya bölümünü temsil görevi de üstlenmiş olur. Bu nedenle sekreter, telefon iletişiminde tıpkı misafir karşılar gibi nazik, yardımsever, enerjik ve de güleryüzlü olmalıdır.

Yüzyüze iletişim ile telefonda iletişimin en büyük farkı; telefonda insanların jest ve mimiklerini göremiyor oluşumuzdur. Jest ve mimikler, iletişimi tamamlayan unsurlardandır. Bu unsurların eksikliğinde ise başarılı bir iletişim için insanların seslerini ve söylediklerini dikkatlice dinlemeliyiz. Ayrıca bir mesaj verici olarak, kendi duruşumuz, jest ve mimiklerimiz, ruh halimiz kolayca karşı tarafa yansır.

Ses tonumunuz, içinde bulunduğumuz ruh hali ve fiziksel durum hakkında fikir vericidir. Yorgun ya da uykulu bir ses ile enerjik bir ses karşı tarafta çok farklı izlenim yaratacaktır. Duruş ve oturuşumuz dahi sesimize yansır. TV karşısında uzanmış dinlenen bir insanın ses tonu ve konuşma ritmi, koltuğunda dik oturmuş, masabaşında çalışan bir kişiden farklı olacaktır. Bir sekreter olarak, sesimiz ile verdiğimiz izlenim her zaman olumlu olmalıdır. Telefon konuşması sırasında birşeyler yemek içmek veya sakız çiğnemek, yanımızdakilerle konuşmak, gülüşmek kesinlikle yanlış davranışlardır.

Telefon iletişiminde bir diğer önemli konu ise not almaktır. Bir sekreter elinin altında mutlaka bir not defteri ve kalem bulundurmalıdır. Kısa notlar için en güvenli yol kalem ve kağıttır. Daha sonra gerekli notlar bilgisayara girilebilir. Ancak telefonda not almak için klasik not defteri daha hızlı ve güvenli bir yoldur. Doğru not alabilmek için;

– Dikkatinizi tamamen telefondaki sese yöneltin,
– Karşıdaki kişiyi net duyduğunuzdan emin olun,
– Anlamadığınız sözcükleri kibarca tekrar ettirin,
– Eğer sözcüğü anlamakta zorlanıyor iseniz kişiden kibarca harfleri kodlamasını isteyin.
– Notu eksiksiz alın, kelime atlamayın.
– Daha sonradan okuyamayacağınız kısıltmalar kullanmayın.
– Aldığınız notu mutlaka tekrar edip, karşıdaki kişinin onaylamasını sağlayın.
– Telefonla konuşurken veya not alırken panik olmayın, bu dikkatinizin dağılmasına ve hata yapmanıza neden olacaktır.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s