SEKRETERLİKTE İNİSİYATİF KULLANMA (Örnek Olay)

“İnisiyatif kullanmaya yatkın olmak” birçok görev pozisyonu için adaylarda aranılan bir özelliktir. Ancak bazı mesleklerde diğerlerine kıyasla daha çok önem arz eder. Sekreterlik mesleği de bu meslek alanlarından biridir.

İnisiyatif kullanmak sekreterlik mesleğinde fark yaratıcı bir faktördür. İnisiyatif alan sekreter, olaylar üzerindeki kontrolünü ve ofisteki etkinliğini arttırarak dikkat çeker. Ancak inisiyatif nedir, sınırları nelerdir iyi bilinmesi şarttır. Çünkü “inisiyatif kullanma” sekreterin kariyerine yardımcı olacak iyi yönetilmesi gereken bir araçtır. Yanlış ve kötü kullanımda başarı yerine başarısızlığa sürekler.

Yönetici asistanı ve sekreterler yönetim biriminin bir elemanı olduğu için onlardan işleri, durumları yönetmeleri, organize etmeleri, işleri yoluna koymaları beklenir. Aksaklıkları görüp tedbir almaları, problem çıktığında çözmeleri beklenir. Bu da sık sık kararlar vermeyi gerektirir. İsabetli kararlar ancak bilgi ve tecrübeye dayanılırak verilir. Sonrası bu kararları cesaretle uygulamaya kalır.

Daha önceki yazımızda belirtiğimiz gibi sadece bu iş alanında değil, birçok iş alanında yönetici ve alt kadroları arasında inisiyatifin ölçüsü ve nasıl kullanılacağı konusunda anlaşmazlıklar mevcuttur. Bu yöndeki beklentiler karşılıklı olarak ortaya konulup, tatmin olunmadıkça verimli ve ahenkli bir çalışma ortamı yaratılamaz.

Yönetici ve sekreteri arasında uyum ortamı sağlanması zaruridir. Bu uyum ortamı birbirini tanıyarak, beklentilerini bilerek sağlanır. Sekreterin inisiyatifini kullanması, işleri ve yöneticisini ne kadar tanıdığı ile yakından ilgilidir. Aşağıdaki örnekte demek istediğimiz daha açık görülecektir.

Örnek Olay- Bir sekreter yöneticisi için ailesi ile birlikte olacağı bir akşam yemeği organize etmekle görevlidir. Bu yemek, plan dışı oluşan ve sekreterin son dakikada öğrendiği bir organizasyondur. Yönetici, sekreterine nerede ve hangi saat için rezervasyon yapması gerektiğini belirtip önemli bir toplantıya katılmak üzere ofisten ayrılır.

Sekreter yöneticisinin belirtiği yeri arar fakat tüm masaların çoktan dolmuş olduğunu öğrenir. Bu durumda yemek için başka bir yer bulması gereklidir, ancak yöneticisine yemek saatine kadar ulaşması mümkün değildir. Yöneticisinin telefonuna mesaj atabilir veya email gönderebilir. Fakat yöneticinin bu mesajları hemen görme şansı olmayabilir. Sekterin de rezervasyon yaptırmak için bekleyecek vakti yoktur. Görünen o ki; sekreterin başka bir restorantta rezervasyon yaptırması ve durumdan yöneticisini haberdar etmesi şarttır. Sekreter inisiyatif kullanması ve kullanmaması durumunda neler olabileceğini öngörebilmelidir. İnisiyatif kullanamaya karar verdiğinde ise doğru bir sonuca ulaşabilmelidir. Bu örneğimizde sekreter yöneticisinin sevdiği başka mekanları alternatif olarak düşünüp bunlardan birinde karar kılabilir. İşte böyle bir kararı verebilmek için yöneticisini iyi tanımalı, sevdiği, tercih ettiği ortamları ve yiyecekleri bilmelidir.

Sekreter, inisiyatifini gerçekten gereken durumlarda (zaman veya kaynak kısıtı olduğunda, bir sorunu çözmek için, sonuç elde etmek için, başka alternatif kalmadığından emin olduğunda v.s.) ve doğru yönde (memnun edecek, doğru seçimler yaparak) kullanmalı ve eğer sorgulanırsa neden öyle davrandığını açıklayabilmelidir.

İnisiyatif Kullanmak İyi Fikir Değil;


Yukarıdaki örneği biraz farklılaştırarak inisiyatif kullanmanın iyi bir fikir olmayacağı bir durum sahneleyelim.

Aynı sekreterin aynı durumla karşılaştığını varsayalım. Tek fark şu ki; bu kez sözkonusu yönetici kendi yöneticisi değil, o gün izinli olan bir diğer sekreterin yöneticisi. Bu durumda o kişinin tercihlerini bilmesi mümkün olmayabilir, alternatif üretemeyebilir. Kendi yaptığı seçim memnuniyetsizliğe sebep olabilir hatta bu inisiyatifi kullandığı için suçlanabilir. Böyle bir koşulda daha dikkatli olunmalı ve inisiyatif kullanmadan önce iyi düşünülmeli, en doğru çözüme yaklaşmaya çalışılmalıdır. Yapılacak en akıllı hareket; yöneticinin kendi sekreterine ulaşmaya çalışarak alternatif mekanlar için öneri almak olacaktır. Bu ve benzer yollardan da bir sonuç alınamaz ise tabiki işi sonuçsuz bırakmamak için en uygun başka bir yerden rezervasyon yaptırılmalıdır.

Tüm bu tedbirli davranışların amacı; inisiyatif kullanırken mümkün olduğunca uygun ve doğru yoldan ilerlemek ve eğer inisiyatif kullanmamız sorgulanır ise kendimizi savunabilecek pozisyonu almaya çalışmaktır.

3 thoughts on “SEKRETERLİKTE İNİSİYATİF KULLANMA (Örnek Olay)

    • İnisiyatif kullanılacak alanlara bir çok örnek verilebilir. Bir yönetici asistanı bazı durumlarda ofis işleri ile ilgili konularda inisiyatif kullanırken, bazı durumlarda da yöneticinin şahsı ile ilgili konularda karar vermek durumunda kalabilir. Örneğin, ofisin günlük temizliğinin mesai sonrası mı ya da her sabah erken saatte mesai öncesi mi yapılmasına asistan karar verebilir. Sonuçta, önemli olan mesai saatinde herkisin temiz bir ofise gelmesidir. Ancak, temizlik görevlisini ofis anahtarı verilip verilmesi sekreterin tek başına vereceği bir karar olmayabilir. Çünkü, bu şirketin güvenlik kurallarına aykırı olabilir. Eğer küçük bir ofis ise, yönetici bizzat karar vermek isteyebilir. Böylesi bir konuda sorumluluğun paylaşılması asistan tarafından da daha akılcı olacaktır.

    • Yöneticiyi direkt olarak ilgilendiren bir konuya da örnek verebiliriz. Eğer asistan, yöneticisinin günün geç saatlerinde verilen randevulara sıcak bakmadığını biliyor ise, geç saatler için gelen görüşme taleplerini, kendisine sormadan, başka bir saatte yapılmasını önerebilir. Ancak bu durumda, konunun öneminin, görüşmeyi isteyen kişinin yöneticinin kararını etkilemesi söz konusu olabilir. Belki, geç saatte de olsa görüşmeyi kabul edecektir. Her ne kadar bir çok yönetici artık kendi randevularını kendisi düzenlese bile, bu örnek umarım fikir verici olmuştur. Anlaşılacağı üzere, inisiyatif alırken, yöneticinin önceliklerinin, konunun öneminin, alınan riskin büyüklüğünün önemi vardır. Doğru yerde, doğru zamanda, doğru şekilde inisiyatif kullanabilmek için analitik düşünebiliyor olmak gereklidir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s