Zamanı Verimli Kullanmak (3)

İki aylık  bir aradan sonra, bu yazıda  Brian Tracy’nin “Eat That Frog” adlı kitabındaki önerilere yer vermeye devam ediyorum. Kısa bir hatırlatma; Türkçe adı ile “O Kurbağayı Ye” erteleme alışkanlığından vazgeçip, daha az zamanda daha çok iş bitirebilmek için 21 öneri veriyor. Önceki iki yazıda bu önerilerin bir kısmına yer vermiştim. Bugün ise aşağıdaki önerilere değinmek istiyorum.

• Kendi motivasyonunu sağla (self-motivation)
• Kendini zorla
• En verimli olduğun zamanları belirle
• Zamanını dilimlere böl
• Yapılacak işleri parçalara böl
• Bir seferde bir parça iş yap
• Acil anlayışı edin
• Önetkin (proactive) erteleme uygula

Yazar, ilk maddede iç motivasyonun önemine değiniyor. Hatırlarsak, tüm kitap, zamanı verimli kullanmak, daha az zamanda daha çok iş tamamlamak üzerine idi. Bu nedenle, bütün öneriler kişinin kendini disipline etmesi fikri üzerine kurulmuş. Başkaları tarafından motive edilmeyi beklemek bu kitabın verdiği ana mesaja aykırı olur. Bir sonraki madde de benzer olarak, dışarıdan birinin baskı ve zorlamasını beklemeden makul ölçüde kendi kendimizi daha hızlı çalışmaya, planlara uyarak işleri bitirmeye zorlamayı tavsiye ediyor. Örneğin, bazılarımız ilk okulda annemizin uyarıları ile ev ödevlerini tamamlardık. Bazı anneler sürekli “dersinin başına otur, ödevlerini bitir” gibi ikazlarda bulunur. İlerleyen yaşlarda bu rolü supervisor ya da yöneticiler alır. Yazarın da altını çizdiği gibi sürekli birilerinin motive etmesini ya da bizi baskı ile teşvik etmesini beklemek başarı şansımızı düşürür. Yazara göre yalnızca yüzde iki oranında insan kendi kendini motive edip planlarını yönetebiliyor, ki bu insanlar liderlik özelliği gösteriyorlar. Liderlik, kişinin kendi liderliğini yapabilmesi ile başlar.

Üçüncü maddede kendimizin tanımamızın önemi vurgulanıyor. Günün hangi saati zihnimizin en açık olduğu saattir. Bazı insanlar sabah, bazıları öğleden sonra, bazıları ise gece daha iyi çalışabildiğini iddia eder. Yazar, programlarımızı yaparken bu konuya özellikle dikkat etmemiz gerektiğini belirtiyor. Zamanı en iyi kullanmanın yöntemlerinden birisi onu dilimlere bölmektir. Kısa aralıklarla bölünen zaman dilimleri verimli çalışmamızı engeller.

Zamanı dilimlediğimiz gibi, yapılacak işleri de küçük ve mantıklı parçalara bölmeli, onları uygun zaman dilimlerine yerleştirmeliyiz. Bir iş, ilk bakışta zor ve karmaşık görünebilir. Bu işin hepsini birden yapmaya kalkışmak başarısızlığa yol açabilir. Ancak onu yönetilebilir hale getirmek için parçalara bölmek gerekir. Örneğin kitap yazmak bazı insanlar için çok büyük ve zor bir iş gibi görünebilir. Oysa kitap belli bir düzen içinde yazılır. Önce taslak ve içindekiler hazırlanıp, sonra her bir bölüm tek tek ele alınır. Tıpkı kitabın her bir bölümünü sırayla yazmak gibi, bir anda bir kaç işi yapmak yerine, işleri tek tek sıra ile ele almak  yazar tarafından önemle tavsiye edilmekte.

Bir sonraki maddede yazar, “acil anlayışı edinmek” ile hız kazanmak, harekete geçmek ve kişinin kendi ile yarışmasını kast etmektedir. Sihirli sözcük olarak “do it now!” sloganını kullanmayı öneriyor. Sağlıklı bir plan ve programlamadan sonra vakit kaybetmeden harekete geçilmesi gerektiğini belirtiyor. Kişi kendi zaman çizelgelerine uymak için kendisi ile yarıştığında zihinsel ve duygusal olarak öyle bir noktaya ulaşıyor ki, daha fazla iş yapabilecek enerjiyi hissedebiliyor, daha kolay odaklanabiliyor ve dolayısıyla problemleri çözme şansını arttırıyor. Planlarını yerine getirebildiğini gören kişi bir sonraki adımlar için gerekli iç motivasyonu ve güveni kendisinde bulabiliyor.

En son maddede ilginç olarak “işleri erteleme” yoluna gidilmesi tavsiye ediliyor. Fakat bu bilinçli ve proaktif bir erteleme. Örneğin epostaları okumak günlük işlerden birisi, hatta önemli birisi, Fakat her sabah epostalarınıza hızlı bir şekilde göz gezdirip en önemlileri dışındakileri okumayı erteleyebilirsiniz. Bu noktada işleri önem ve aciliyetlerine göre sıralayabilmeyi başarmak gerekir. Bu listede üst sıralarda olmayan işleri ertelemeyi bilmek ve bunu bir alışkanlık haline getirmek, zaman yönetiminin olmazsa olmazları arasındadır.