TOPLANTI ORGANİZASYONU (3)

Toplantı Süresince Dikkat Edilmesi Gerekli Hususlar

• Bir sekreter organizasyonunu yaptığı toplantının takipçisi olmalıdır. İster kendi işletmesi içinde isterse dış ortamda yapılan toplantı olsun mutlaka gelişmeleri izlemeli her şeyin yolunda gittiğinden emin olmalı, sorun varsa hemen çözümle müdahale etmelidir. Toplantı kendi işletmesi içinde ise kontrol etme şansı daha yüksek olacaktır. Bu durumda en az 15 dakika öncesinde toplantı salonuna gidip tüm hazırlıkları kontrol etmelidir.

• Katılımcılarının toplantıda hazır bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Bulunmayanlara ulaşıp bilgi alınmaya çalışılır.

• Gelen katılımcılar güler yüzle karşılanıp salona yönlendirilir.

• Sekreter, toplantının gereksiz bölünmesine engel olmalı ancak toplantının yönünü değiştirecek ya da hayati nitelikteki bilgileri de kesinlikle içeri ulaştırmalıdır. Bu gibi durumlarda bilgi not kâğıdına yazılarak sessizce içeri girilip ilgili kişiye teslim edilebilir. Böylece dikkatin dağılması veya diğer kişilerin konuyu bilmesi önlenmiş olur.

• Toplantı odasına yapılan içecek servisleri sürekli izlenmeli ihmale yer verilmemelidir.

• Toplantı süreci içinde gereken fotokopi ve benzeri ihtiyaçlar vakit geçirmeden yerine getirilmelidir.

• Toplantı sürecince teknik sorun yaşanmadığından emin olunmalıdır. Sorun mevcut ise hemen çözülmeli veya teknik birimle irtibata geçilmeli, yanlış müdahale ile istenmeyen sonuçlara yol açılmamalıdır.

• Eğer toplantı odasına telefon bağlanacak ve çoklu görüşme (telefon konferansı) yapılacaksa karşı tarafa mutlaka bu tür bağlantı yapılacağı belirtilmeli, nahoş durumlar yaşanmasına olanak verilmemelidir.

• Toplantı odasının yakınlarında gürültü yapılmasına izin verilmemelidir.

Toplantı Sonrası Yapılacaklar

• Toplantı sona erdiğinde katılımcılar güler yüzle uğurlanmalıdır. (İşletme içinden dahi olsalar da.)

• Hiç vakit kaybetmeden odaya girilip göz gezdirilmelidir. Özel eşyasını ya da dosyalarını unutan varsa hemen kendisine ulaştırılmalıdır.

• Toplantı odasındaki evraklar alınır, dosyalanması gerekenler dosyalanır; kalem, boş not defteri vs. varsa yeniden kullanmak üzere kaldırılır.

• Odanın temizliği ve düzenlenmesi yapılır veya yaptırılır. Ortak kullanımlı odalarda bu konuda vakit kaybedilmemelidir. Sırada toplantı yapmak için bekleyen insanlar olabilir.

• Yönetici ile görüşülerek, ajandaya kayıt için yeni bir toplantı tarihi belirlenip belirlenmediğinin öğrenilmesinde fayda vardır.

• Toplantı notları düzenlenip, tutanak hâline getirilir. Bu işten başka biri sorumlu ise sadece çoğaltılması veya katılımcılara gönderilmesinden sorumlu olunabilir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s