TOPLANTI ORGANİZASYONU (2)

Toplantı Öncesi Yapılacaklar (devam)

• Toplantı esnasında telefon bağlantısı yapılacak mı? Kesintisiz (kapalı) toplantı mı yapılacak?

• Katılımcılar kendi ulaşım imkânlarını mı kullanacak? Bu husus dışarıdan gelecek misafirler için geçerlidir. Misafirlerin alınması veya bırakılması söz konusu olacak mıdır? Gerekli ulaşım aracı mutlaka önceden belirlenmelidir. Konaklama ihtiyacı önceden öğrenilmeli ve rezervasyon yapılmalıdır.

• Dışarıdan gelen katılımcıların isim listeleri danışma ve güvenlik birimlerine bırakılmalıdır. Otopark hizmeti organize edilmelidir.

• İşletme binası içinde yapılan toplantılarda gelen konuklara toplantı odasına kadar eşlik edecek kişiler görevlendirilir. Bu destek hizmet özellikle yabancı konuklar için son derece önemlidir. Buna imkân yok ise yönlendirme işaretleri kullanılabilir.

• Toplantı gündemi hazırlanmalıdır. Genellikle yönetici veya yetkilendirdiği kişi tarafından dikte ettirilir. Gündemin son hâli kontrol edilerek yöneticiden onay alınır ve katılımcı sayısı kadar çoğaltılır.

• Toplantı süresince kullanılacak audio-visual (sesli ve görüntülü) araç gereçler neler olacak? Bunların sağlıklı çalışıp çalışmadığı kontrol edilmeli bakımları yapılmalıdır. Gerekli olabilecek yedek malzemeler tedarik edilmelidir. (laptop, projeksiyon, perde, tepegöz, yazı tahtası, tahta kalemi, vb.)

• Kullanılacak mekanik ve elektronik araç gereçler kullanıcının rahatlıkla ulaşabileceği ve tüm katılımcıların rahatlıkla görebileceği yere konumlandırılmalıdır.

• Toplantıda kullanılacak not defteri kurşun ya da tükenmez kalemler tedarik edilmelidir.

• Toplantıda kullanılacak dokümanlar yönetici veya ilgili kişiden temin edilmeli ve gerekli sayıda çoğaltılmalıdır. Dokümanlar dosya içinde yanlarında kalemle birlikte masa üzerine kişi sayısı kadar yerleştirilebilir. Başka bir yöntemde de odanın bir köşesinde masa üzerine bırakılır, katılımcılar kendileri alabilirler.

• Katılımcılara yaka kartı mı hazırlanacak, yoksa isimler masa kartları şeklinde hazırlanıp oturma düzenine göre masa üstüne mi yerleştirilecek? Her iki hâlde de el yazısı kullanmamak doğru olacaktır.

• Toplantı odası havalandırılmalı, temizlenmelidir. Aydınlatma, havalandırma ve ses sistemleri kontrol edilmelidir.

• Toplantı odasındaki oturma düzeni toplantının türüne göre tasarlanmalıdır. Örneğin eğitim türü toplantılarda tüm katılımcıların sahneyi rahatlıkla görebileceği “U düzeni” “sınıf düzenine” göre daha uygun olacaktır. Çok resmî olmayan daha çok tartışma şeklinde geçecek toplantılarda kişilerin karşılıklı birbirlerini rahatlıkla görebileceği “U düzeni” yine uygun olacaktır. Hiyerarşide eşit düzeyde olan katılımcılar, yuvarlak veya oval düzendeki masaları tercih ederler. Bunun dışında kare, dikdörtgen, T düzeni uygulamaları mevcuttur. Ancak toplantı odalarının tasarımında kullanışlı olmasından ötürü genellikle oval masalar tercih edilir.

• Toplantıda raportör ya da başka bir kayıt yönteminin kullanılıp kullanılmayacağına karar verilmeli, kayıt olacak ise gerekli düzenek hazırlanmalıdır.

• Toplantının haber yapılması söz konusu ise görüntü alınması gerekebilir. Bu noktada basın ile irtibat kurulmalıdır. Özellikle eğitim ve tanıtım türü toplantılarda gerekebilir.

• Tüm bunların dışında, sekreter tüm planlamayı son kez gözden geçirmeli yukarıda sayılanların dışında işletmenin yapısı, işin niteliği ya da yöneticisinin tercihlerini göz önüne almalıdır. Tüm detayları düşünmeli karşılaşabileceği aksilikleri görmeye çalışarak hızla yürürlüğe koyabileceği “B Planları” tasarlamalıdır.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s