TOPLANTI ORGANİZASYONU (1)

Toplantılar, işletmelerde bilgi akışının sağlandığı, durum analizlerinin yapıldığı, beyin fırtınası ile yeni fikirlerin üretildiği ve stratejik kararın alındığı, önemli ve de zaman alıcı faaliyetlerdir.

Toplantılar, katılımcılarına göre çeşitlilik gösterir. Örneğin;

• İcra Kurulu ve Yönetim Kurulu Toplantıları
• Bölüm Yöneticileri Düzeyinde Yapılan Toplantılar
• Aynı Bölümün Yönetim Kademeleri Arasında Yapılan Toplantılar
• Uzman Kadrolar ve Yöneticileri Arasında Yapılan Toplantılar
• Uzman Kadroların Kendi İçinde Yaptığı Toplantılar
• Dış Çevre ile Yapılan Toplantılar
• Eğitim Amaçlı Düzenlenen Toplantılar

Toplantıların başarılı ve verimli olması iki sürece bağlıdır; toplantı organizasyonu, toplantı yönetimi.

Toplantı yönetimi toplantıya başkanlık eden kişinin görevidir. Toplantının amacına yönelik devam etmesi, gündem maddelerinin görüşülmesi, gündem dışı konuların toplantıya hâkim olmaması, tüm katılımcıların etkin katılımının sağlanması, gövde gösterisi, tehdit gibi olumsuz durumlara olanak verilmemesi gibi toplantının zaman ve içerik yönünden verimli tamamlanması toplantı yönetimidir.

Toplantı organizasyonu ise sekreterin görevidir. Toplantı öncesi, toplantı süresince ve toplantı sonrasında yapılması gereken iş ve işlemlerin tamamı toplantı organizasyonu kapsamındadır.

Toplantı Öncesi Yapılacaklar

 
Bir sekreterin toplantı organize etme görevini alır almaz ilk yapması gereken planlama faaliyetidir. Planlamanın isabetli olabilmesi için görevin alındığı kişiden detaylı bilgilerin doğru ve eksiksiz olarak alınması gereklidir. Bu kişi genellikle sekreterin yöneticisi olur.
fakat bazı zamanlarda onun yetkilendirdiği başka bir kişi de olabilir. Toplantı öncesi edinilmesi gereken bilgileri ve yapılması gereken hazırlıkları şöyle sıralayabiliriz:

• Ne çeşit bir toplantı yapılacaktır?

• Toplantı ev sahibi veya sahipleri kimler olacaktır?

• Katılımcılar kimlerdir? Tam unvanları ile öğrenilmesi gereklidir.

• Katılımcılar ne yolla kim tarafından bilgilendirilecektir? Katılımcılara davetiye mi gönderilecek yoksa telefon, e-posta mı kullanılacak? Davet metnini kim yazıp gönderecek?

• Toplantı yeri tam olarak neresidir? Tam adres, bina içindeki salonun tam yeri öğrenilmelidir. Aynı saatte salonun müsait olduğundan emin olunmalıdır. Bu konuda yapılması gereken yazışma varsa eksiksiz yapılmalı ve saklanmalıdır. Tüm ihtimaller göz önüne alınmalı riskli tercih yapılmamalıdır.

• Toplantının tam tarihi ve saati nedir? Toplantı ne kadar sürecektir? Ajandaların kontrol edilmesi başka bir toplantı ile çakışmamasına dikkat edilmelidir. Tüm ihtimaller ve koşullar bir arada değerlendirilmeli, duruma göre diğer katılımcılar da uyarılmalı, tüm katılımcıların uygunluğu teyit edilmelidir.

• Toplantının süresine bağlı olarak dinlenme araları verilecek mi? (cafe-break)

• Ne tarz yiyecekler ikram için uygun ve bu ikramların hazırlanması için ne kadar süre gerekli olacaktır? Bu konuda destek alınacak birimlerle gerekli yazışmalar yapılmalı ve organizasyon başarı ile tamamlanana kadar saklı tutulmalıdır.

• Toplantı arası veya sonrası yemek organizasyonu olacak mı? Ez azından böyle bir ihtimal olabilir mi? Yemek organizasyonu için yer, sayı ve menü bilgileri alınmalıdır.

• Toplantı esnasında yiyecek-içecek servisi yapılacak mı? Kim yapacak? Bu konuda destek alınacak birimler önceden haberdar edilmelidir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s