TELEFONDA MESAJ ALMA – MESAJ İLETMENİN İNCELİKLERİ

Bir önceki konumuzda not alma üzerinde durmuş, sekreterin mutlaka not alma/not tutma alışkanlığı edinmesi gerektiğini söylemiştik. Not alma konusunun karşımıza çıktığı bir başka alan da telefon iletişimidir. Sekreter, ofislerde bilgi akışının sağlanmasında önemli bir role sahiptir. Günümüz iletişiminde sözkonusu bilginin büyük kısmı telefon aracılığı ile taşınır diyebiliriz. Bu nedenle, telefonda bilgi alma ve bilgi iletme son derece önemli bir konudur. Telefonda mesaj alma ve mesaj iletmenin kuralları, dikkat edilmesi gereken hususlar bu yazımızın konusu.

Her türlü iletişim, tarafların birbirini anlaması ile tamamlanmış kabul edilir

Telefonda bilgi transferi yapmak çok dikkat gerektirir. Telefonla adres aktarımında yanlış bir harf yanlış adres demektir. Aynı şekilde, sadece bir rakam farkı yanlış telefon numarası demektir. Bir harf, bir rakam bile büyük hatalara yol açabilir. Sekreter telefonda bilgi alan taraf da olsa, bilgi veren taraf da olsa, görüşmeyi sonlandırmadan önce mutlaka bu bilgiyi teyit etmelidir. Örneğin;

– “Adresi doğru aldığımdan emin olmak istiyorum. Kontrol amaçlı tekrarlıyorum, lüften teyit eder misiniz?”
– “Hızlıca tekrar ediyorum …………”
– “Toplantı sizin ofisinizde Çarşamba günü saat 3:30 da demiştiniz, değil mi?
– “Bu mesaj Pazarlama bölümünden Mümine Coşkun için değil mi?”

Sekreter bilgi veren taraf olduğunda da kibarca teyit edilmeyi teklif etmelidir. Eğer karşıdaki kişi kendisinden daha üst düzey ise ya da kontrol istemek konusunda kararsız kalırsa verdiği bilgiyi telefonu kapatmadan yineleyebilir. Böylece karşıdaki kişiye -eğer varsa- hatayı görüp düzeltme imkanı verir. Örneğin;

-“Adres ve telefon numarasını notunuz üzerinden teyit edebilir miyiz lütfen?”
-“Verdiğim notu hızlıca kontrol edebilir miyiz lütfen.”
-“Belirttiğim gibi teslimatı Cuma öğleden sonra saat 5 gibi yapabileceğiz”
-“Levent Bey bu akşam 7:30 uçağı ile New York’a hareket ediyor. Size bilgi vermemi istedi. Türk Hava Yolları, bu akşam saat 7:30, New York Laguardia Hava Limanı.”

Kodlama Yöntemi

Konuşma esnasında bazı -özellikle yabancı özel isimler- yer adları, kişi isimleri net anlaşılmayabilir. Anlaşılmayan herhangi bir ismin ya da sözcüğün kodlanması istenebilir. Sekreter kodlayan taraf da olabilir, kodlanmış kelimeyi alan taraf da olabilir. Kodlama şöyle yapılır;

-“Eğitim 2 numaralı Dr. Shawnie Salonunda yapılacak. Kodluyorum S-H-A-W-N-İ-E”

Kodlama konusunda en önemli husus, kodlama yapacağınızı önceden belirterek kodlamaya başlamanız ve karşı tarafa yeterince süre tanımanız.

Dikkat Edilmesi Gerekli Kurallar

– Sekreter her zaman mesaj almaya hazır bulunmalıdır. Kağıt kalem bulmak için karşı taraf uzunca bekletilmemelidir.

– Telefonda başkası için mesaj alma ya da bırakma durumunda, mesajın kim için olduğunun isim ve soyisim ile açıkça belirtilmesi gereklidir. Aynı bölümde aynı isimde iki kişi çalışıyor olabilir. En büyük hatalardan birisi yanlış insana yanlış mesaj ulaştırmaktır.

– Başkaları için dahi olsa alınan telefon mesajları küçük kağıtlara yazılmamalıdır. Kaybolma riski yüksektir. Mesaj sahibinin masasına kendisinin görebileceği şekilde yerleştirilmelidir. Mesajların içeriği çok önemlidir. Özel mesajlar üçüncü şahısların öğrenmesine olanak vermeyecek şekilde iletilmelidir. (telefon, email gibi)

– Başkaları için mesaj alımında, not edilen tarih-saat ve mesajı verenin isim-soyismini belirtmek son derece önemlidir.

– Başkaları için bırakılan mesajlar hemen iletilmelidir. Acil mesajlarda özellikle hassas olunmalıdır. Zamanında iletilmeyen bir mesaj anlamını yitirebilir.

– Departman sekreterleri aralarındaki koordinasyona özen göstermelidir. Aynı yöneticiye birden fazla sekreterin hizmet vermesi durumunda mesaj iletimlerinde sorun yaşama ihtimali yüksektir.

– Telesekreter gibi mesaj kutularına sesli mesaj bırakırken, karşıda bir kişi varmış gibi doğal olmaya özen gösterilmeli. Normal hızda konuşulmalı, acele içinde konuşup kapatacak izlenimi verilmemelidir.

– Her türlü mesaj iletiminde ilgili kişinin mesajı aldığından emin olunmalıdır. “Ben masasına bıraktım, ben ilettim nasılsa” demek sekreterin sorumluluğunu üzerinden kaldırmaz.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s