PROAKTİF YÖNETİCİ SEKRETERİ

“Proaktif olmak” bir davranış özelliğidir. Bu davranış alışkanlığına sahip olmak için ise önce “proaktif yaklaşımı” benimsemek gereklidir.

İngilizce bir sıfat olan proactive kelimesinin tanımları şöyledir:

(1) Beklenen, olası bir zorluk için mücadele etmeye hazır olma.
(2) Olaylardan etkilenen olmak yerine, olayları etkileyen olmaya; değişiklik başlatan olmaya yatkınlık.

Bu iki tanımın birbirini tamamladığını söylemek mümkündür.“Proactive” kelimesi aynı zamanda “reactive” kelimesi ile zıt anlamda kullanılır. Reactive, ise olaylara etki etmekten ziyade, etki altında kalan anlamındadır. Reactive davranış gösteren insanların, olayların sonucu üzerinde etkileri yoktur. Ancak etkiye maruz kaldıklarında aksiyon almayı düşünürler.

Proaktif yaklaşıma sahip olan insanlar ise olaylar olmadan önce;

– Bilgi toplar,
– Düşünür, analiz eder,
– Karar verir,
– Planlar, hazırlanır ve
– Harekete geçer.

Bu konuda en basit örnekleri günlük hayatımızdan verebiliriz;

 Evden çıkmadan evvel günlük hava durumunu takip etmek, yağışlı ise şemsiye ile yola çıkmak ve evden ayrılmadan önce pencereleri kapatmak.

 Kışın karlı havada uzun yola çıkarken, gidiş ve geliş zamanında olası hava koşullarını öğrenmek; yolların buzlanabileceğini düşünmek, buna göre yola çıkmadan önce lastikleri değiştirmek veya zincir takmak.

 Okul döneminde ek gelir için yarım gün çalışmayı tercih eden bir öğrencinin sınav dönemlerinde yaşayabileceği yoğunluğu hesaplayarak zaman planı yapması, vs.

Örnekleri çeşitlendirmek mümkündür. Dikkat ederseniz, üç basit örnek olayda yaklaşımlarda bir ortaklık söz konusu;

1- Bilgi toplamak (hava durumunu öğrenmek)
2- Düşünüp, analiz etmek (yolların buzlanma ihtimalini görebilmek)
3- Karar vermek (yola çıkmaya karar vermek)
4- Plan ve hazırlık yapmak (buz ihtimaline karşı lastikleri değiştirme tedbirini almak)
5- Harekete geçmek (lastikleri değiştirip, yola çıkmak)

Görüldüğü gibi proaktif olmanın temelinde düşünmek ve planlı haraket etmek yatar. Yani dikkat etmek, olasılıkları görmek, karar vermek, tedbirli olmak ve sorumluluk almak söz konusudur. Bu bilinçli ve sistemli süreç sonunda sağlam temellere dayalı olarak seçimlerini yapan kişi, belirsizlikleri ve stresi en aza indirmiş olur. Proaktif kişiler, iradelerini kullandıklarının ve sorumluluk aldıklarının farkındadır, işte bu yüzden doğru karar vermeye çalışırlar.

Proaktif yaklaşım dikkat ve düşünceye sevk ettiği için, bu yaklaşıma sahip olan kişiler fırsatları başkalarından önce görme ve değerlendirme şansına sahiptirler. Yeni koşullara uyum sağlamada yeteneklidirler. Sistematik düşünce yapıları nedeniyle hedeflerini kolay belirler ve sonuca ulaştırırlar. Girişimcilikleri sayesinde çevrelerine örnek olup, onları etkileyebilirler. Proaktif çalışanlar iş hayatında çabuk fark edilirler. Stephan R. Covey, ünlü eseri “Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı” adlı kitabında, proaktif olmayı birinci alışkanlık olarak ele alır. Proaktif yaklaşımdaki süreçleri iş hayatına uygulayan ve bunu disiplin edinen bir yönetici sekreteri başarılı olacaktır. Çünkü mesleğin gerekleri ile proaktif yaklaşımın gerekleri son derece örtüşmektedir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s