DÖRT BASAMAKTA YÖNETİCİYE ZAMAN KAZANDIRMAK (4)

4) Öngörülü ve tedbirli olarak: Yapılacak işleri neden plan-program dâhiline almamız gerektiğini ve bunu yapmanın yollarını daha önce vurgulamıştık. Ancak bu planların beklenmeyen dış etkiler nedeniyle aksaması veya planları altüst edebilecek son dakika işleri ile karşılaşmak olasıdır. Bu gibi hallerde çok iyi durum değerlendirmesi yapmak gereklidir. Plan dışı durumların tatsız sonuçlarından kaçınmanın bir yolu alternatif planlara sahip olmaktır. Özellikle kritik organizasyonlar üzerinde çalışırken mutlaka “B Planı” hazırlanmalıdır. Yapılmış plan/program içinde kalmak, plan dışı gelişmelerle başa çıkmak ve böylece zamanı iyi yönetmek adına kazanılması gerekli bir diğer davranış ise “proaktif olmaktır.” Proaktif yaklaşımı; ileriye yönelik düşünmek, gelecek adımları tasarlamak, olası durumları öngörebilmek ve bunlara hazırlanmak şeklinde tanımlayabiliriz.

Yönetici asistanı ve sekreterler, kişiler ve birimler arası köprü görevi görürler. Çalıştıkları yönetici veya departmanın toplam başarısına direkt katkı sağlayacak görev ve sorumlulukları vardır. Görev ve sorumluluk alanının bu denli geniş olması proaktif davranmasını zorunlu kılar. Başarılı yönetici asistanı birlikte çalıştığı ve hizmet verdiği ekipten bir adım önde düşünür, bir sonraki aşama için hazırlık yapar, olası sorunları görür ve önceden tedbir alır. Toplantı odasına yedek kalem, not defteri koymayı düşünmek bir tedbirdir. Bilgisayarda sorun oluşma ihtimaline karşı bilgileri yedeklemek bir tedbirdir. Bir organizasyona katılan davetlilerin park sorunu yaşayabileceğini göz önüne alarak gerekli çözümü bulmak öngörü ve tedbirdir. Örnekler çoğaltılabilir. Bazen küçük hususlardır öngörülen, bazen ise çok kritik olaylar. Önemli olan bu düşünce ve davranış tarzına zamanla sahip olabilmektir.

Proaktif davranabilmek için bazı kişisel ve davranışsal yetenekleri kullanıyor olmak şarttır. Bunlar; mesleğin ilk gününden itibaren gözlemci olmak, işlerin nasıl yürüdüğünü ve sonuçlandığını izlemek, hatalardan, eksik ve yanlış uygulamalardan ders almak, neden-sonuç ilişkisi kurmak ve olayları analiz etmek. Tüm bunlar fark yaratan, başarılı ve de deneyimli yönetici asistanı ve sekreteri olma yolunda atılan isabetli adımlardır.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s