DÖRT BASAMAKTA YÖNETİCİYE ZAMAN KAZANDIRMAK (2)

2) Programlı olarak: İş listemiz sayesinde yapacak işlerimizi biliyoruz. Bir sonraki adım bu işleri programlamak, yani önceliğini ve gerektirdiği zamanı göze alarak sıraya koymak. Öncelikler konusunda doğru karar verebilmek ve işleri doğru sıraya dizebilmek çok önemlidir. Sıralama yapmadan önce, Stephen Covey’in gruplama metoduna göre işleri gruplamak doğru sırayı oluşturmak için fikir verici olacaktır.

 

Acil

Acil olmayan

    

Önemli

 

Önemli / Acil

Yöneticinin kayıp olan kimliği için kayıp ilanı vermek.

 

Önemli / Acil Değil

Üç hafta sonra yapılacak şube açılışı için  basın bülteni hazırlamak ve yöneticinin açılış konuşması metnini hazırlamak.

  Önemli olmayan  

Önemli Değil / Acil

Yarın evlenecek çalışma arkadaşı için çiçek sipariş etmek.

 

Önemli Değil / Acil Değil

Bekleme salonu için dekoratif süs eşyaları seçmek.

Yukarıdaki örneklerden de anlaşılacağı üzere;

 Önemli-Acil grubundaki işler, vakit kaybetmeden yapılması gerekli işlerdir.
 Önemli-Acil Değil grubundaki işler, özenle yapılması şart, önem arz eden fakat karar anında ertelenmenin çok kritik sonuçlara neden olmayacağı işlerdir.
 Önemli Değil-Acil grubundaki işler, ise önem sırasında ilk basamakta kabul edilmese dahi zamansal hassasiyete sahip ertelenemez işlerdir.
 Önemli Değil-Acil Değil grubundaki işler ise ertelenmesinde sakınca olmayan, yapılacak işler listesine alınması gereken, fakat diğer kategorideki işlerin arkasına konulması gereken işlerdir.

İşleri sıralamada bir diğer önemli faktör işin tamamlanmasının ne kadar süre gerektirdiğidir. Çünkü yoğun iş listelerinde her gruba birden fazla iş düşer ve aynı gruptaki işlerin bile öncelik sırasına konulması gerekir. Ayrıca farklı iş grupları arasında geçişler yapılması gerekebilir. Şöyle ki; birkaç işi aynı anda başlatıp, fırsat doğduğunda bir diğer işle ilgilenmek mümkündür. Örneğin rapordan üç kopya baskı almak için yazıcıya komut verilip diğer yanda önceden basılmış kopyaları ciltlemek veya başka bir işle ilgilenmek mümkündür. Yazıcının başında boş boş beklemeye gerek yoktur. Arada sırada baskı işinin sorunsuz devam ettiğini kontrol etmek yeterli olacaktır.

Zaman kazanmak adına delegasyon avantajından yararlanabiliriz. Delege etmeye müsait işler ile ilk sırada ilgilenip, işin yapılması yönünde gerekli yerlere gerekli talimatları verebiliriz. İş programlamada, her işin yaklaşık ne kadar sürede tamamlanacağını bilmek de önemlidir. Bu konuda bilgi sahibi olmak için iş aşamalarında süre ölçmeyi alışkanlık haline getirmeliyiz.

Başarılı bir iş programlama yapmak işi tanımayı ve en pratik yoldan nasıl yapılacağını bilmeyi gerektirir. Mesleki deneyimi arttıkça, bir sekreter daha isabetli iş programları yapabilecek düzeye gelecektir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s