DÖRT BASAMAKTA YÖNETİCİYE ZAMAN KAZANDIRMAK (1)

 Günümüz iş yaşamı deyim yerinde ise zamanla yarışmayı gerektiriyor. Hedefler büyük, yapılacak işler listesi uzun fakat zaman dar ve kaynaklar kısıtlı. Bu durumda, ya daha çok çalışmak gerek ya da etkili (effective) çalışmak. Aslında ikisi de!

Gerçekte, zaman herkese adilane dağıtılmış bir kaynak. Fark yaratan ise bizim onu nasıl kullandığımız. 24 saate daha çok etkinlik sığdırabilmek hepimizin arzusudur. Özel hayatımıza daha çok vakit ayırabilmek; ailemiz ile birlikte olmak, hobilerimizi gerçekleştirebilmek ve dinlenebilmek için. Tüm bunlar elbette hakkımız ve de ihtiyacımız olan şeyler. İş yaşamında ise daha hızlı iş yapmamız, dolaylı olarak başkalarının hızına da hız katmamız, böylece kaliteden ödün vermeksizin daha çok iş bitirmemiz bekleniyor.

Diğer tüm mesleklerde olduğu gibi Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik mesleğinde de zaman kazandırıcı bir takım elemanı olmak son derece önemlidir. Hatta “zaman yönetimi” becerisi bu meslek için aranılan en önemli niteliklerden birisidir.

Tüm yöneticiler sekreterinin zaman çalıcı değil, zaman kazandırıcı olmasını bekler. Peki, dört basamakta yöneticiye nasıl zaman kazandırabiliriz?

1) Planlı olarak – Ne yapacağım?: Günlük iş planına sahip olmak
2) Programlı olarak – Ne zaman yapacağım?: İşleri gruplayıp, sıralandırmak
3) İşini iyi yaparak – Nasıl yapacağım?: İşinin ehli olmak
4) Öngörülü ve tedbirli olarak – Neler yapabilirim?: Proaktif olmak

 

1) Planlı olarak: Yapılacak işleri hafızamızın insafına bırakmayıp, yazılı listeler haline getirme alışkanlığı edinmek şart. Bunun için, ister eski yöntem; not defteri kalem ikilisini kullanın ister en ileri teknolojileri, yeter ki bir listeniz olsun. O gün, o hafta, o ay, hatta o yıl içinde önceden bildiğiniz ve yapacağınız işler unutma ihtimaline karşı mutlaka yazılı olsun.

Günlük iş planı bir sekreter için günün başlangıcı ve sonu olmalı. Her sabah ilk iş ve akşam ofisten çıkarken mutlaka iş listesini güncellemeli. Yapılıp sonuçlanan işleri işaretlemeli, ertesi güne sarkmış olanları yeni günün listesine eklemeli. Bir işi yapacağını önceden bilmek o iş için hazırlanma fırsatı verir. Bu da kişiye zaman kazandırır. İş listesi tutmanın bir diğer avantajı ise günlük iş yoğunluğunu görebilme ve gerekirse değiştirebilme imkânıdır.

Günlük iş planına sahip olmak, düzenli çalışmanın bir göstergesidir aynı zamanda. Unutmamak gerekir ki, planlanmış programlanmış bir işin yüzde ellisi tamamlanmış sayılır. Bu anlamda planlı çalışmak kişiye psikolojik yönden de olumlu bir destektir. Çalışma gününe ait yükü (yüzde yüz kesinlikte olmasa dahi) topluca görmek çalışana güven duygusu verir. İşlerini yazılı planlar halinde takip eden birisi, herhangi bir sorumluluğunu atlama korkusu taşımaz. Kendinden emin olmanın verdiği rahatlık ile işlerine odaklanabilir.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s