SEKRETERLİKTE UNVANLAR-Yönetici Asistanı ve Yönetici Sekreteri Arasındaki Farklar

Bilindiği üzere, unvanlandırma ehemmiyet gerektiren bir İK çalışmasıdır. Bilhassa özel işletmelerde unvanların tanımlanması ve atanmasında esneklik gösterildiğini söylemek yanlış olmaz. Gelişmekte olan bir iş kolunda (özellikle bu geçiş ve gelişme döneminde) unvan çeşitliliğine rastlamak kaçınılmazdır. Sekreterlik eğitimi almış ve mesleği icra etmiş bir insan kaynakları uzmanı olarak “sekreterlikte unvanlar” konusu dikkatimi çekti ve her iki disiplin açısından konuyu ele almak istedim. “Sekreter” unvanı artık kullanımdan kalkıyor mu? Yönetici Asistanı ve Yönetici Sekreteri arasında fark var mıdır? Bu farklı kullanımların nedeni ve kaynağı nedir? İş yaşamındaki uygulamalar doğru ve yerinde kabul edilebilir mi? Mesleğin uygulayıcıları bu konuda ne düşünüyor? A.B.D’deki uygulamalar nelerdir? Tüm bu soruları ele alan çalışmam “Akademik Bakış (AKBA) Uluslararası Hakemli Sosyal Bilimler E-Dergisi” 36.Sayısında yayınlanmaya uygun bulunmuştur. Makalenin tümüne aşağıdaki linkten uluşmak mümkündür.
www.akademikbakis.org/36/09.htm

Konu, aynı zamanda blog okuyucuları tarafından bana sık sık yöneltilen bir soruya yanıt niteliğinde olduğundan, ana temalara özet olarak yine bu sayfada yer vermek istedim.

Bölüm 1 -Unvanlar nasıl belirlenir?

Aynı zamanda eski bir insan kaynakları uzmanı olarak, unvan nedir ve nasıl belirlenir sorusunun bugünkü konumuz ile yakın ilişkili olduğunu düşünüyorum. O nedenle önce biraz unvanlar üzerinde durup sonra ana konumuzla bağlantısını kuralım. Kurumlarda ünvanlar belirlenmeden önce yapılması gerekli bir dizi çalışma vardır. Biz bu sürece iş analizi diyoruz. İş analizi, organizasyonun faaliyetlerinin sürdürülmesi için hangi görevlerin, nasıl, ne zaman, hangi sırada yapılması gerektiği sorularına detaylı yanıt almamazı sağlar. İşin en doğru şekilde, en hızlı yoldan ve en uygun kişi tarafından yapılmasını amaçlar. Yani verimliliği hedefler. Bu süreç aynı zamanda sözkonusu görevleri yapacak kişilerde olması gereken bilgi ve becerileri yani yetkinlikleri de ortaya çıkartmakta yardımcıdır. Tüm bu çalışmalar sonucunda ortaya çıkan görev tanımlarına uygun olarak “pozisyon unvanları” belirlenir. Son yıllarda iş yaşamında yeni yeni unvanlar duyar olduk. Bunun en önemli nedeni üretim, teknoloji, ekonomi ve hatta sosyal yaşam alanlarında yaşanan gelişmelerdir. Bu gelişmeler yeni meslekler doğmasına veya mevcut mesleklerde alt dallar açılmasına neden olmaktadır. Bir başka neden, ulusal iş hayatının uluslarası platforma açılması ile duyulan bütünleşme ihtiyacıdır. Bu ihtiyaç özellikle ingilizce unvanların malesef tamamen aynı şekilde iş hayatımıza girmiştir. Yeni unvanlardaki artışın bir diğer önemli nedeni ise eski görev adlarının rafa kaldırılmasıdır. Çalışanları motive edecek, yaratıcılıklarını destekleyecek ve onlarda daha fazla sorumluluk hissi uyandıracak unvanlar son yıllarda daha çok tercih edilir oldu. Örneğin, artık “Ulaştırma Sorumlusu” yerine “Lojistik Hizmetler Sorumlusu”, “Veri Giriş Elemanı” yerine “Data Depolama Sorumlusu” demeyi tercih ediyoruz. Yeni unvanlar oluşmasındaki bir başka neden ise İnsan Kaynakları alanındaki gelişmelerdir, işin sınırlarının daha net belirlenmesi, işlerin ve unvanların çeşitlenmesini de beraberinde getirmektedir.

Bölüm 2-Unvanın önemi

Unvanların iş analizi ve tanımlamasıyla belirlendiğini düşünürsek, aynı iş pozisyonu için kullanılan unvanların farklı kurumlarda aynı karşılığı bulmasını bekleriz. Belirli standartlar içinde kalınması gerekmekle birlikte kurumların uygulamalarında bir nebze farklılık olması normal kabul edilebilir. Çünkü kurumların organizasyon yapıları ve içinde bulundukları sektör bu farklılaşmayı gerekli kılabilir. İş ve unvanların doğru tanımlanmadığı kurumlarda standartlardan oldukça uzaklaşıldığını ve gerek kurumiçi gerekse kurumlar arası unvan karmaşası yaratıldığı görülmektedir. Unvanların doğru belirlenmesi, her çalışanı yakından ilgilendiren özlük hakları ile de yakından ilişkilidir. Çünkü unvan, maddi olmayan bir özlük hakkıdır ve kişinin kariyerinde büyük rolü vardır. Unvana dayalı belirlenen maddi haklar yine son derece önemlidir. Aynı kurum içinde geçerli nedenlere dayanmaksızın sadece unvan ile çalışanlar arasında fark yaratmak adalet duygusunun yitirilmesine ve dengelerin sarsılmasına neden olacaktır. Unvan kavramının çalışan ve kurum açısından önemi vurguladığımıza göre şimdi bizim konu başlığımız ile bağlantısını kurabiliriz.
Son yıllarda sekreterlik görevini tanımlayan iki farklı unvan kullanıldığını görüyoruz; “yönetici asistanlığı” ve “yönetici sekreterliği.” Bu iki unvan hangi görevlere ve kimlere işaret ediyor? Kurumlar gerekli analiz çalışmalarını yaparak iki unvan arasında bilinçli bir seçim mi yapıyor, yoksa bilinçsizce daha önce söz ettiğim “unvan karmaşasına” mı hizmet ediyor? İkinci olasılık en kötüsü çünkü gerekli alt yapı çalışmaları olmaksızın özensizce ve adaletsizce unvan ve hak dağıtılması kusurlu bir yönetimdir. Ve dedik ki bazı kurumlar ise bilinçli olarak iki seçenekten birini kullanmayı tercih ediyor. Bu kurumlar iki unvan ve kişi arasında gerçekten bir farklılaştırma yapabiliyorlar mı, yoksa sadece bazı sanılarla mı seçim yapıyorlar. Çünkü uygulamada maselef birçok kurumun ve yöneticinin bu konuda yanlış bilgi ve bazi önyargılara sahip olduğunu görüyoruz.
Unvan Sekreterlik mı yoksa asistanlık mı?sorusunda netleştirmemiz gereken bir nokta mevcut. Bazı unvanlarda gecen “asistan” kelimesi ile kastedilen “yönetici asistanlığı” değildir. Asistanlık farklı dallarda farklı görevleri ifade edebilir. Akademik yapıda profesörlerin asistanları gibi ya da bir ozel kurumda Finans asistanlığı ya da satınalma asistanlığı gibi. Finans asistanı örneğinde aranılan kişinin finans iş, işlem ve terimlerini cok iyi bilmesidir. Eğitim alanın finans üzerine olması ya da en azından bu alanda ders ya da sertifikalar almış olması tercih edilir. Uygulamada Finans asistanının bağlı bulunduğu yöneticiye zaman zaman yönetici asistanı gibi hizmet verdigi görülse bile aslında bu kişinin ana uzmanlık alanı finansdır, yönetici asistanlığı değildir. Bu gibi pozisyonlarin görev dağılımı hazırlanırken bu denge korunmalıdır.

Bölüm 3-Yönetici Asistanı ve Yönetici Sekreteri arasında var olduğu düşünülen farklar

Bir önceki bölümde bazı kurum ve yöneticilerde önyargı niteliginde inanışlar oldugundan sözettik. Şimdi bunların neler olduguna bir gözatalım.
1. İnanış- Yönetici asistanı, yönetici sekreterine göre daha geniş yetkilere sahiptir. İşlere daha çok dahil ve hakimdir.
2. İnanış- Yönetici asistanı, yönetici sekreterine göre daha donanımlı yani daha bilgili ve beceriklidir.
3. İnanış- Yönetici asistanı, yönetici sekreterine göre daha deneyimlidir. Bu nedenle üst kademe yöneticilerin sekreterleri meslekte daha uzun yıllar geçiren kişiler olur ve onlara asistan denilir. Departmanda görev yapan sekreterler ise yönetici ya da departman sekreteridir.
4. İnanış- Yönetici asistanlığı, Yönetici Sekreterliğine göre daha modern ve güncel bir kavramdır.
Oysa ki gerçekte, bu dört madde bir şekilde birbiriyle ilgili ve bağlantılı olup, sayılan farklardan hiçbiri Yönetici Sekreteri ya da Yönetici Asistanı unvanını birbirine üstün kılmaz. Kilit nokta şudur ki, her iki unvanı alan kişinin de sahip olması gereken mesleki bilgi ve beceriler aynıdır. Çünkü mesleğin adı “Sekreterlik” tir. Sekreterlik, kendine özgü meslek ahlakı, disiplin, bilgi ve beceriler gerektiren bir meslektir. Tıpkı doktorluk ya da avukatlık gibi. Bu mesleğin ülkemizde lise ve meslek yüksekokulu düzeyinde eğitimi verilmektedir ve meslek birkaç alt dala sahiptir.

-Hukuk Sekreterliği
-Tıp sekreterliği
-Ticaret Sekreterliği
-Yönetici Sekreterliği (çalışma yaşamında zaman zaman “Yönetici Asistanı” şeklinde kullanılan bu alt daldır.)

Hatta kanımca günümüz ihtiyaçları doğrultusunda “Bilgi Teknolojileri” bir alt dal olarak düzenlenmelidir.

Bölüm 4- Mevcut Önyargılara Eleştirilerimiz

Şimdi Yönetici Asistanı ve Sekreteri arasında var olduğuna inanılan bu dört maddeyi tek tek ele alalım. Birinci maddede söz edilen yetki unvandan gelmez, gelmemelidir. Yetki alanının geniş olması, işlere dahil ve hakim olma sekreterin sahip olduğu bilgi düzeyi ve inisiyatif almaya ne kadar yatkın olduğu ile ilgilidir. Bilgisine ve kararlarına güvenilen bir sekreter zaman içinde yetki alanını genişletecektir. Daha fazla yetkiye hazır olduğunu ispat edecek sekreterin kendisidir. Zaman içinde elde edilen tecrübe de doğal olarak yetkilerin genişlemesine yardımcı olacaktır.
İkinci madde mesleki donanım; adı Yönetici Asistanlığı ya da Sekreterliği fark etmeksizin mesleğin temel bilgi ve becerileri aynıdır. Mesleği icra eden herkes bu bilgi ve becerilerle donanmış olmalıdır. Gerek okul müfredatı gerekse mesleki kurs ve seminerlerin içerikleri meslek adaylarını bu yönde destekleyecek şekilde tasarlanır.
Üçüncü madde; Üst ve Orta kademe yönetici sekreteri farkı. Şirketler üst kademe yönetici sekreteri ile departman sekreterleri arasında fark olması gerektiğini düşünür. Bu bir anlamda haklı bir beklentidir ancak farkı yaratan unvan değildir. Ya da daha genç bir sekreterin üst kademede başarısız olacağını göstermez. Yönetim pramidinde yukarı doğru çıkıldıkça stratejik olma ihtiyacı artar ve bu seviyeye destek verecek sekreterin de aynı ölçüde stratejik düşünüp hareket etmesi beklenir. Bunu en etkin şekilde sağlayan da mesleki tecrübe farkıdır, yani meslekte geçirilen yıllardır. O nedenle tecrübeli sekreterlerin üst düzey pozisyonlara yerleştirilmesi kabul edilir bir yaklaşımdır. Ayrıca bu durum sekreterliğin kapalı uçlu bir meslek olmadığının, kendi içinde terfi etmeye olanak sağladığının bir göstergesidir. Kısa sürede yoğun deneyim edinen, bilgi ve becerisini kanıtlamış bir sekreter üst kademeler için aday olabilir.

Bölüm 5-Meslekteki Değişim

Ve son maddede unvanın modernliği vurgulanıyor; “Sekreter”, ingilizceden dilimize geçmiş bir kelime olup “sır saklayan” manasındadır. “Asistan” yine ingilizce kelime olup “Assist” kökünden gelir. Yani asiste eden, destek veren, yardım eden anlamındadır. Her iki posizyonun da yaptığı şey sır saklamak, destek olmak, yöneticinin sağ kolu olmak değil midir? Meslek geçmişten günümüze uzanırken değişim ve gelişim yaşadı. Belki önceleri sadece iletişim kanalı ve dolayısıyla sır küpü olan sekreterin ismi buradan geliyordu. Ancak o şimdilerde her konuda yetkin, ilgili ve bilgili. İşte o yüzden artık kendi unvanı dar geliyor ve farklı unvanları da üzerinde taşıyabiliyor. Değişen iş yaşamıyla birlikte uzun yıllar sonra belki bambaşka unvanlar daha barındıracak bünyesinde. Önemli olan mesleki ilkeleri koruyabilmek, geliştirebilmek ve geleceğe taşıyabilmektir. Bunun yapılmasında biz mesleği icra edenlerin, ve yine biz yani mesleğin öğreticilerinin büyük rolu olacaktır.
Bugün bazı zihinlerde sekreterlik hala basit bir görev olarak görülüyorsa, sekreter kurumda sadece telefonları yanıtlayan ve not alan veya çay kahve ikram eden basit bir ofis elemanı ise bu imajı değiştirecek olan bizleriz.
Bugün, sekreterlik mesleği unvan karmaşalarının gölgesinde kalıyor ise bu önyargılara son verecek olan bizleriz. Bugün bu meslek yanlış uygulamalar ile bilinçsizce yıpratılıyor ise buna dur diyecek olan bizleriz.
Bu meslekteki kişiler olarak adımız ünvanımız farketmeksizin yaptığımız işin farkında olduğumuzu göstermeli, kalitemizi ortaya çıkartmalıyız. Mesleğimizi günümüz iş dünyasındaki önemini koruyarak daha ileri taşımalıyız.


TOPLANTI ORGANİZASYONU (3)

Toplantı Süresince Dikkat Edilmesi Gerekli Hususlar

• Bir sekreter organizasyonunu yaptığı toplantının takipçisi olmalıdır. İster kendi işletmesi içinde isterse dış ortamda yapılan toplantı olsun mutlaka gelişmeleri izlemeli her şeyin yolunda gittiğinden emin olmalı, sorun varsa hemen çözümle müdahale etmelidir. Toplantı kendi işletmesi içinde ise kontrol etme şansı daha yüksek olacaktır. Bu durumda en az 15 dakika öncesinde toplantı salonuna gidip tüm hazırlıkları kontrol etmelidir.

• Katılımcılarının toplantıda hazır bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Bulunmayanlara ulaşıp bilgi alınmaya çalışılır.

• Gelen katılımcılar güler yüzle karşılanıp salona yönlendirilir.

• Sekreter, toplantının gereksiz bölünmesine engel olmalı ancak toplantının yönünü değiştirecek ya da hayati nitelikteki bilgileri de kesinlikle içeri ulaştırmalıdır. Bu gibi durumlarda bilgi not kâğıdına yazılarak sessizce içeri girilip ilgili kişiye teslim edilebilir. Böylece dikkatin dağılması veya diğer kişilerin konuyu bilmesi önlenmiş olur.

• Toplantı odasına yapılan içecek servisleri sürekli izlenmeli ihmale yer verilmemelidir.

• Toplantı süreci içinde gereken fotokopi ve benzeri ihtiyaçlar vakit geçirmeden yerine getirilmelidir.

• Toplantı sürecince teknik sorun yaşanmadığından emin olunmalıdır. Sorun mevcut ise hemen çözülmeli veya teknik birimle irtibata geçilmeli, yanlış müdahale ile istenmeyen sonuçlara yol açılmamalıdır.

• Eğer toplantı odasına telefon bağlanacak ve çoklu görüşme (telefon konferansı) yapılacaksa karşı tarafa mutlaka bu tür bağlantı yapılacağı belirtilmeli, nahoş durumlar yaşanmasına olanak verilmemelidir.

• Toplantı odasının yakınlarında gürültü yapılmasına izin verilmemelidir.

Toplantı Sonrası Yapılacaklar

• Toplantı sona erdiğinde katılımcılar güler yüzle uğurlanmalıdır. (İşletme içinden dahi olsalar da.)

• Hiç vakit kaybetmeden odaya girilip göz gezdirilmelidir. Özel eşyasını ya da dosyalarını unutan varsa hemen kendisine ulaştırılmalıdır.

• Toplantı odasındaki evraklar alınır, dosyalanması gerekenler dosyalanır; kalem, boş not defteri vs. varsa yeniden kullanmak üzere kaldırılır.

• Odanın temizliği ve düzenlenmesi yapılır veya yaptırılır. Ortak kullanımlı odalarda bu konuda vakit kaybedilmemelidir. Sırada toplantı yapmak için bekleyen insanlar olabilir.

• Yönetici ile görüşülerek, ajandaya kayıt için yeni bir toplantı tarihi belirlenip belirlenmediğinin öğrenilmesinde fayda vardır.

• Toplantı notları düzenlenip, tutanak hâline getirilir. Bu işten başka biri sorumlu ise sadece çoğaltılması veya katılımcılara gönderilmesinden sorumlu olunabilir.


DÖRT BASAMAKTA YÖNETİCİYE ZAMAN KAZANDIRMAK (1)

 Günümüz iş yaşamı deyim yerinde ise zamanla yarışmayı gerektiriyor. Hedefler büyük, yapılacak işler listesi uzun fakat zaman dar ve kaynaklar kısıtlı. Bu durumda, ya daha çok çalışmak gerek ya da etkili (effective) çalışmak. Aslında ikisi de!

Gerçekte, zaman herkese adilane dağıtılmış bir kaynak. Fark yaratan ise bizim onu nasıl kullandığımız. 24 saate daha çok etkinlik sığdırabilmek hepimizin arzusudur. Özel hayatımıza daha çok vakit ayırabilmek; ailemiz ile birlikte olmak, hobilerimizi gerçekleştirebilmek ve dinlenebilmek için. Tüm bunlar elbette hakkımız ve de ihtiyacımız olan şeyler. İş yaşamında ise daha hızlı iş yapmamız, dolaylı olarak başkalarının hızına da hız katmamız, böylece kaliteden ödün vermeksizin daha çok iş bitirmemiz bekleniyor.

Diğer tüm mesleklerde olduğu gibi Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik mesleğinde de zaman kazandırıcı bir takım elemanı olmak son derece önemlidir. Hatta “zaman yönetimi” becerisi bu meslek için aranılan en önemli niteliklerden birisidir.

Tüm yöneticiler sekreterinin zaman çalıcı değil, zaman kazandırıcı olmasını bekler. Peki, dört basamakta yöneticiye nasıl zaman kazandırabiliriz?

1) Planlı olarak – Ne yapacağım?: Günlük iş planına sahip olmak
2) Programlı olarak – Ne zaman yapacağım?: İşleri gruplayıp, sıralandırmak
3) İşini iyi yaparak – Nasıl yapacağım?: İşinin ehli olmak
4) Öngörülü ve tedbirli olarak – Neler yapabilirim?: Proaktif olmak

 

1) Planlı olarak: Yapılacak işleri hafızamızın insafına bırakmayıp, yazılı listeler haline getirme alışkanlığı edinmek şart. Bunun için, ister eski yöntem; not defteri kalem ikilisini kullanın ister en ileri teknolojileri, yeter ki bir listeniz olsun. O gün, o hafta, o ay, hatta o yıl içinde önceden bildiğiniz ve yapacağınız işler unutma ihtimaline karşı mutlaka yazılı olsun.

Günlük iş planı bir sekreter için günün başlangıcı ve sonu olmalı. Her sabah ilk iş ve akşam ofisten çıkarken mutlaka iş listesini güncellemeli. Yapılıp sonuçlanan işleri işaretlemeli, ertesi güne sarkmış olanları yeni günün listesine eklemeli. Bir işi yapacağını önceden bilmek o iş için hazırlanma fırsatı verir. Bu da kişiye zaman kazandırır. İş listesi tutmanın bir diğer avantajı ise günlük iş yoğunluğunu görebilme ve gerekirse değiştirebilme imkânıdır.

Günlük iş planına sahip olmak, düzenli çalışmanın bir göstergesidir aynı zamanda. Unutmamak gerekir ki, planlanmış programlanmış bir işin yüzde ellisi tamamlanmış sayılır. Bu anlamda planlı çalışmak kişiye psikolojik yönden de olumlu bir destektir. Çalışma gününe ait yükü (yüzde yüz kesinlikte olmasa dahi) topluca görmek çalışana güven duygusu verir. İşlerini yazılı planlar halinde takip eden birisi, herhangi bir sorumluluğunu atlama korkusu taşımaz. Kendinden emin olmanın verdiği rahatlık ile işlerine odaklanabilir.


Takip Et

Her yeni yazı için posta kutunuza gönderim alın.

Diğer 26 takipçiye katılın